Evernote/Pogoplug/Dropbox/RTMのリストを見直したら、ビックリするほどシンプルになった。

タスクや各種データファイルは、
・Evernote
・Pogoplug
・Dropbox
・Remember the Milk（以下RTM）
を使って管理している。

概要や流れについては、以下でまとめた。

- Normal is Best.: 最強のオンラインストレージを求めて。Evernote/DropBox/Sugarsync/GoogleDocs/MobileMe/Zumodrive/Serversman/Pogoplugの比較・検討
　http://hkawahara.blogspot.com/2011/05/evernotedropboxsugarsyncgoogledocsmobil.html

- Normal is Best.: 気になることを整理する基本フローをまとめた。〜RTM/Gcal/Dropbox/Pogoplug/Evernoteの使い方〜
　http://hkawahara.blogspot.com/2011/05/rtmgcaldropboxpogoplugevernote.html

今回の見直しでは、主にEvernoteにログ系のデータを入れていたところをPogoplugに移行した。

このおかげで、Evernoteのノートブックがとてもシンプルになった。
では順番にみていく。

全体のフロー

大きな変更点はないけど、Evernoteからログ系のデータをなくして、Pogolugに格納することにした。
主な理由としては、Evernoteだと、ローカルに全ノートのキャッシュが保存されてしまうため、MacBookAirで使うには容量がもったいない、というのが一番。
なので、使う予定の無いデータはPogoplugにしまうことにした。

RTM

リストの名前をちょっと変更した。
「連絡待ち」のリストを用意するか悩んだけど、試しに抜いてみることにした。

Dropbox

iOSのアプリの大半が、データ同期基盤としてDropboxを採用してくれているので、連携用のフォルダがどんどん増えてしまう。
作業中のファイル群はここで作業することとして、作業を終わり次第、Pogoplugに移す流れにした。
（この流れが全体のフローでは表現できていない。）

Evernote

今回一番手を加えた。
今までは一先ずEvernoteに突っ込んでおけばいいや、と考えていたので、格納されてるノートブックはバラバラだし、タグも散在していた。
一旦、シンプルにしてみた。
タグもこの際だからナシにしてみた。

Pogoplug

最後は、最近お気に入りのPogoplugについて。
今のところ、Book/Event/LifeLog/Projectの4つしかフォルダを用意していないけど、扱うデータの傾向をみながら対応する予定。

これで、各サービスの強みを活かすポジショニングが決まった。
あとは気兼ねなくやりたいことをやるだけ。

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はじめてのGTD ストレスフリーの整理術


Pogoplug ブラック POGO-P25


できるポケット＋　Evernote　改訂版 (できるポケット+)


できるポケット＋　Dropbox (できるポケット+)

気になることを整理する基本フローをまとめた。〜RTM/Gcal/Dropbox/Pogoplug/Evernoteの使い方〜

・RTM
・Gcal
・Dropbox
・Pogoplug
・Evernote
これらのサービスを使うときの基本ルールをUMLのアクティビティ図でまとめてみた。



イメージとしては、GTDでタスクを振り分けるノリ。
各サービス内での分類とかに関しては今度まとめる。

この流れで自分の頭の中の気になることを扱うなら、概ね無料で構築できる。
iPhoneでタスク管理したくなったらRTMをプレミア会員に。
Wedデザイナなど、作業中のデータが大容量になるなら、Dropboxをグレードアップ
メモに音声も含めるなら、容量とデータ形式の問題でプレミアム会員にグレードアップする必要がでてくる。
Googleカレンダーは無料だし、Pogoplugはハードウェアを買わなくても自分の保有するPCにソフトウェアをインストールするだけで無料で使える。

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Remember The Milk（iPhone）
カテゴリ: 仕事効率化
対応機種：全機種
価格: 無料

Remember The Milk（iPad）
カテゴリ: 仕事効率化
対応機種：全機種
価格: 無料

Pogoplug Pro POGO-P01 ブラック


Evernote
カテゴリ: 仕事効率化
価格: 無料

RTMの検索例文を見つけた！

- Remember The Milk 日本版 公式ブログ Tips ： 使える！21の検索例文！
　http://blog.rememberthemilk.jp/2007/11/27/89/

1. 期限切れになっているタスク
dueBefore:today
2. 期限切れになっているか今日までのタスク
dueBefore:tomorrow
3. １週間以内にすべきタスク（期限切れのタスクを含む）
dueWithin:"1 week of today" OR dueBefore:today
4. １週間以内にすべきタスク（繰返しタスクを除く）
dueWithin:"1 week of today" AND isRepeating:false
5. 今週中にすべきタスク（週の終わりを日曜日とする）
dueBefore:Monday
6. 来週中にすべきタスク（週の終わりを日曜日とする）
dueWithin:"1 week of Monday"
7. 今月中にすべきタスク
dueWithin:"1 month of 1st"
8. 今日予定されている、または今日完了したタスク
due:today OR completed:today
9. 週末にすべきタスク
due:sat OR due:sun
10. 期日未指定のタスク
due:never
11. 優先度なしのタスク
priority:none
12. 優先度指定のあるタスク
NOT priority:none
13. タグ付けされていないタスク
isTagged:false
14. 予測時間が20分未満のタスク
timeEstimate:"< 20 min"

15. 緊急のタスク（優先度１ or 期限切れ or 期日まで２日以内）
priority:1 OR dueBefore:"today" OR dueWithin:"2 days of today"
16. １週間以内に完了したタスク
completedWithin:"1 week of today"
17. 今週完了したタスク（週の終わりを日曜日とする）
status:completed AND completedWithin:"1 week of Sunday"
18. 先週完了したタスク（週の終わりを日曜日とする）
status:completed AND completedWithin:"2 weeks of Sunday" NOT completedWithin:"1 week of Sunday"
19. ３ヶ月以上前に登録された未完了タスク
status:incomplete NOT addedWithin:"3 months of today"
20. 「call」タグが付いていて、今日まで、または期限切れのタスク
tag:call AND dueBefore:tomorrow
21. 全てのタスク
（検索窓に何も入力せずにエンターキーを押してください）

これを参考に、スマートリストを二つ作成。
・今日のタスク（「due:today」で検索）
・期限切れのタスク（「dueBefore:today」で検索）
快適。

「仕事を成し遂げる技術」を読んだ

仕事を成し遂げる技術—ストレスなく生産性を発揮する方法 (単行本)


- ☆

- 手に取った理由
GTDに関する最初の一冊なので。

- 感想
「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」
がオススメ。

理由はまぁ、Amazonのコメントにもあるように

内容自体はよくできている。
が・・・あまりの翻訳のひどさに閉口する。
名著をここまでわけわからん物に。。

これに尽きますかね。

あとは、この本で言わんとしてることが、「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」この本で説明され、実施手順も具体的にかかれているから、俄然こっちをオススメ。

「Outliner」を使い始めてみた。

- Outliner (iTunes Store)

RTMでのタスク管理は少しずつ回せるようになったものの、「Project」の管理が出来ず、ストレスを感じるようになってきた。
原因は、RTMではシングルタスクしか扱えないため。
TODOISTや、Gtasksで代替することも考えたけど、iPhoneとの同期が弱いから、どうにも気が乗らない。

対策を練ってる中で登場してきたので、「Outliner」なるサービス。

iPhoneアプリを入れたら、↓このような流れで、アカウントを設定して、作成開始。


と言っても、iPhoneでoutlineをイチから作るのは面倒。
そこでこのサービスの強み、「Outline Online」の登場。
画面右上からoutlineを表示し、編集可能。
なので、ブラウザでもoutlineをいじれるし、iPhoneで持ち運べる。
かなり優れもの。

これで自分のProject管理に対するストレスが軽減されそう。

iPhone便利。

@rtmからのリマインダを停止する方法

RTMのPro会員になり、iPhoneで快適にRTMを使い始め、さらに欲張ってtwitter連携を始めてみた。

ツイートをRTで@rtmにダイレクトメッセージを送って、「あとで読む」的な使い方として使い始めたんだけど、いつからか@rtmからタスクの締め切りの通知がくるようになっていた。
タスクの締め切りはiPhoneアプリで通知するようにしてるから、twitter経由の通知は重複。
しかも、この通知がリアルタイムじゃなくて、タイムラグが頻発するから使い勝手悪。

この通知を設定した記憶がないから、設定の解除の方法がわからず、放置していたけど、流石に無駄が多いので、調査。

で、辿りついたのが、RTMの設定画面の「リマインダ」。
いつの間にやら、ここにtwitterへの通知が追加されていたので、ここをオフにしてお終い。

これでストレスフリーにタスクに取り組める。

RTMのiPhoneアプリがSmartAddに対応！！

ついにRTMのiPhoneアプリにSmartAddが追加されました！
iPhoneからのタスク追加がどうも最近おっくうになってきたので、助かります。



こんなお知らせ。
これだけだと、なんのこっちゃといった印象。
しかし、アップデートしてみると。。。



iPhone便利。

Twitterを使ってRTMに画像つきのタスクを登録！！

最近はまってるTwitterとRTM。
TwitterからRTMにタスクを登録できる機能があるのは前から知ってたのですが、RTMアプリを手にした今、全く不要と思っていました。

しかし、その考えは甘く、Twitterを侮っていました。

「PoIC : 情報カードの積み重ね」のまとめ

RTMへはまっていることもあって、タスク管理方法として有名なGTDではなく、類似するPolCなる手法について調べてみたので、まとめ。

参考にしたのはここ。
・連載：PoIC : 情報カードの積み重ね｜gihyo.jp … 技術評論社
・連載：Re:PoIC～ライフハッカーのためのPoIC入門｜gihyo.jp … 技術評論社

・GTDとPoICの違い
PolCでは、ストック情報とフロー情報を扱える。
GTDでは、基本的にはフロー情報。

・43Tabs
A4サイズの個別フォルダを，1年12ヶ月分と，ひと月31日分の，合計43個の個別フォルダを利用してカードを整理。
なんだか最近読んだ本に載ってたなぁ。。。

・カード／情報の種類

1.参照カード
タグ：5番目のブロック
内容：本・テレビ・ウェブからの引用文，料理のレシピ，参考文献など

2.GTDカード
タグ：4番目のブロック，最初は枠だけ
内容：仕事の用件，やるべきこと，買い物リストなど

3.発見カード
タグ：3番目のブロック
内容：生活や仕事のアイデア，発見，直感，理解，イメージ，詩，俳句，ジョークなど

4.記録カード
タグ：左から2番目のブロック
内容：日記，日誌，健康状態，お金の収支，気象，風景など

→ カードは情報の種類に応じて，記録，発見，GTD，参照のいずれかに書き分けます

・PoICを始めるのにまず必要となる道具

自分の内外の情報を書き出すメディアとしての「情報カード」
それを時系列で保存するための「ドック」

情報の収集・運搬をさらに促進する道具として，次の2つ
一時的な記憶媒体としての「測量野帳」
情報カードの持ち運びに使う「ポッド」

といった感じの手法でした。

で、自分としては、RTMとEvernoteを、GTD系と、それ以外の情報として管理するのがベターかと考え始めてます。
まだ具体的な手順にまでは落とせてないですけど、イメージはできてきています。
ネックは、Evernoteのアップロード容量の制限。

有料会員になってしまうのか。。。。。

RTMのタスクを一括登録

- GTD-携帯とRememberTheMilk - mobilememobiz - livedoor Wiki（ウィキ）

RTM便利です。
おかげで、ここ2年ぐらい溜めに溜めたタスクをほぼほぼリストアップできてきている気がします。

でも、この収集作業。
普通にやってると、メチャメチャ時間がかかるんです。
だってRTMのWebIF、iPhoneのアプリUIだと、一件ずつしか登録できないから。。

で、調べてみたら、やっぱり一括登録する方法がありました。
設定＞情報＞インポート用のアドレス
で表示されているメールアドレスにメールを送付する。
件名は、追加先のリスト名。（リスト名と不一致で受信箱）
本文が一行ごとにタスクとして登録されるようです。

これで、複数のタスク／ステップを思い立ってたときにでも、ストレスフリーにタスクが登録できそうです。
週次レビューに活かします。

RTM。
便利。

iPhoneのSafariから、RTMへタスクを追加

まだまだRTMにはまってます。

iPhoneアプリをいれたので、タスクの管理は大体こなせてます。
でも、どうも自分はSafariを使っているときに、直接タスクを追加したくなるようなのですが、これはアプリではできないようです。
（Safariを使っている最中に、このサイトブログで紹介しようと思ったときなんてとくに。）

で、やり方。
↓このソースを、Safariのブックマークに登録。

javascript:(function(){name="website:"+encodeURIComponent(document.title);due="today";tags="website";url=location.href;cp="http://m.rememberthemilk.com/add?name="+name+"&due="+due+"&tags="+tags+"&url="+url;w=window.open(cp,"_blank","status=no,toolbar=no,width=200,height=560,resizable=yes");setTimeout(function(){w.focus();},500);})();

あとは、追加したいサイトを閲覧中に、このブックマークを起動するだけ。
簡単です。

これでまたiPhone×RTMが便利に。

iPhone便利。

RTMのショートカットキーを表示する。

- Remember the Milk のショートカットキーを表示する Greasemonkey スクリプト

便利なGreasemonkeyスクリプトを見つけました。
これがあれば、PCでも快適にRTMを使いこなせそうです。

RTMへのタスク追加ブックマーク

Remember The Milk Quick Add Plus -- Forgot the Milk

今までは、気になったサイトをブログとかにまとめようと思ったら、Deliciousにブックマークして、タグにInboxとつけて、時間を見つけてはInboxタグ内のサイトをあさってました。

ですが、せっかくRTMを導入し始めたので、こういったタスク管理は、全てRTMに集約することにしました。

やりかたは、RTMへのタスク追加用ブックマークレットを、Firefoxのリンクバーにおくだけ。

javascript:(function(){name="website:"+encodeURIComponent(document.title);due="";tags="website";url=location.href;cp="http://m.rememberthemilk.com/add?name="+name+"&due="+due+"&tags="+tags+"&url="+url;w=window.open(cp,"_blank","status=no,toolbar=no,width=200,height=560,resizable=yes");setTimeout(function(){w.focus();},500);})();

対象のブックマークレットはここを参照
- Remember The Milk Quick Add Plus -- Forgot the Milk

初期値の調整は、リンク内の引数を調整するだけでできるようです。
自分はこれで不満ないので、変更していませんが。

ちなみに、Chromeでも特に問題なく動いてます。

あとは、気になったサイトを見つけたら、ガシガシ登録するべし。

RTM。
便利。

定常タスクを忘れないための設定状況。

まだまだRTMにハマってます。

今回は、定常タスクのご紹介。

今、自分が定常タスクとしてRTMに登録しているのは以下
・定例MTGの議事録更新（毎月曜日 13:00）
・日報の入力（毎月 1日 16:00）
・睡眠記録（毎日 7:00）
・出勤ボタン（平日 8:20）
・退勤準備（平日 5:15）
・週次レビュー（毎金曜日 18:00）
・GoogleAnalyticsのチェック（毎土曜日）
・iPhoneの同期と再起動（毎土曜日）
・ひよこクラブのチェック（毎月 15日）
・爪切り（毎土曜日）
・プレジデントファミリーのチェック（毎月 18日）
・日経Kids+のチェック（毎月 21日）
・住宅ローンの繰上返済検討（毎月 1日）
・住宅ローンの金利変動チェック（毎月 1日）
・睡眠記録の集計（毎月 1日）
・リフィルの更新（毎月 7日）
・AERA with Kidsをチェック（3ヶ月ごと 10日）

自分が読んでいる雑誌がまだ足りないし、ポートフォリオがまだまとまっていないので、まとまった後の定期的なレビューを考えるとちょっとおそろしくなりますね。

こう考えると、何かしらのリマインダを設定しないで日々を過ごしている人達ってスゴいですね。
自分にはそんな記憶力ありません。。

RTM。
便利です。

GoogleカレンダーにRTMのタスクを表示する方法

ここ最近RTMにハマってます。

で、今回は、RTMのタスクをGoogleカレンダーに表示する方法をご紹介。

そもそもの目的。
RTMでは、プッシュ通知をサポートしているので、iPhoneにアプリをいれれば、リマインダや、期限の通知などはやってくれます。
Googleカレンダーに同期して、Googleカレンダー側での通知設定をしたりなど、そんなことは不要。
なので、Googleカレンダーに同期する理由は、期限を設定したタスクを本当にその日に実行可能な状態なのか可視化するのが目的。
タスクの期限を設定した日に外出する予定があったり、来客があったりすると、厳しい一日になりそうだ。
なんて判断がつくように。

やり方は、RTMのイベント情報のiCalを、Googleカレンダーに登録するだけ。



ここから、「iCalendar(イベント)」を右クリックしてURLをコピー



あとはGoogleカレンダーで、カレンダーをURLで追加するときに、さっきコピーしたURLを貼付けるだけ。

ちなみに、RTMからコピーしてくる際に、リストごとにiCalを読み込ませるのもいいし、全てのイベント情報を読み込ませてもOK。
（自分は、Actionに分類したタスクのみにしてます。それ以外も連携を始めると見苦しくなるので。。）

ざっとこんな感じ。

でも、一点不便な点あり。
iCalの更新頻度が不明。
一晩明ければ連携されているようなんですけど、一体どれぐらいの頻度で更新されているのかが不明。
RTM側は結構頻繁に更新するので、その点がちょっとネックになりそう。

RTM。
便利。

RTMでタスクを平日リピート

最近はまってるRTMですが、定期的なタスク（朝の睡眠記録、週末の息子の爪切り、月初めのウィークリーリフィルの差し替え）を組むにあたって、平日のみ繰り返す設定がiPhone用アプリの選択肢に用意されていなかったので、メモ。

ピッカーからの選択ではなく、カスタムで、
・毎平日
と入力。

これで、タスクが、月・火・水・木・金に繰り返すタスクとして設定できます。

ご参考までに。

RTMのリストとタグの使い分けについて。

RTMに相変わらずハマってます。

で、今回はリストとタグの使い分けについて。

RTMには、
・リスト
・タグ
という概念があります。

一つのタスクは必ず一つのリストに属します。
一つのタスクには複数のタグを付与できます。

タスクとして、
・受信箱
・01_Action
・02_Calendar
・03_Stay
・04_Project
・05_Maybe
・06_Someday
・07_Ref
・99_欲しい物
・送信済み
を、GTDで言われるカテゴリに合わせて用意しています。
MaybeとSomedayの差が微妙なので、これはまぁそのうち見直します。

タグは、
・child-care
・life
・mywork
・study
・website
・@本屋
・【コトバ】
・【仕事】
を用意しています。
これは特に元ソースなし。

今のところ、これで特に不自由は感じないですね。
あまり細かくしても、管理コストが増えてしまうだけなので。

RTMの提供している「場所」の概念も嫌いじゃないんですけど、"本屋"のような特定の場所じゃないときには「場所」だと使えないので、タグに"@"を付けて管理しています。

ざっとこんな感じでRTMを使っています。
便利。

RTMの「送信済み」は、GTDの「連絡待ち」で、7つの習慣の「委任」

すぐに忘れる脳みそのためのメモ: remember the milk の「送信済み」リスト



RTMのiPhoneアプリを使い始めてから、タスク管理熱が再燃。
で、そもそもRTMの仕様を確認している中で、「送信済み」がなんなのかよくわからず。
調べてみたら、なんだか「連絡待ち」的な使い方ができる様子。

でも、連絡相手がRTMでないと使えない。。。
う〜〜ん。

イマイチ。

タスク管理サービス - Todoist

- Todoist.com

これはRTMを凌ぐタスク管理ツールとなりそうです。
何がいいって、各タスクをネストできるところ。
プロジェクトも簡単に追加できるし。
各種アドオンも用意されている様子。

ここ半年ぐらい、RTMがカオスになっているので、ある程度落ち着かせられたら、振り返ってこのツールにトライしてみようかと思います。

ちなみに、今は、四半期ごとの大まかなプロジェクトを登録して、各タスクを書き並べてみています。
タスクの整理はもっぱら電車の中でやっているので、どうにも同期をとるのが大変。
要検討。

Remember The MilkをFirefoxのサイドバーで利用する方法 | 技術動向 | 毎日がアップデート | あすなろBLOG

- Remember The MilkをFirefoxのサイドバーで利用する方法 | 技術動向 | 毎日がアップデート | あすなろBLOG

先日紹介した、こちらの記事と似たやり方で、RTMのタスクをFirefoxのサイドバーで表示できるそうです。

RTMはとても便利で、ちょっとしたやりたいことをメールで溜め込んでいるんですが、ネストできなかったりするので、独立したタスクでしか使えていません。
なので溜まる溜まる。
定期的なフィードバックも、振り分け方法が自分の中でまとまっていないのでなおざりだったり。。

でも、このツール使って、気軽にRTMのタスクを確認できるようにすることで、問題をちょっとだけ身近にしてみます。

これからは、Gmailのタスクをプロジェクト系のTODO管理に、RTMをInboxと各種アクションの格納場所にしようかと思います。